Action réalisable par le Partenaire et/ou un utilisateur qui dispose du droit Administrateur.
Définition des rôles
Administrateur
Le droit d'administrateur permet à un utilisateur de modifier la configuration du compte de la société.
C'est également l'Administrateur qui pourra valider les véhicules des collaborateurs.
Via son espace personnel web, l'Administrateur a accès aux Paramètres de la société.
Valideur N+1
Le droit de valideur N+1 permet à un utilisateur d'accepter ou de refuser les notes de frais saisies par les collaborateurs. Le valideur N+1 a accès à l'ensemble des notes de frais et dépenses associées de son équipe, et peut revenir sur une décision de validation. Les différentes actions sont disponibles à la fois sur web et mobile.
La validation est une étape obligatoire pour que les dépenses puissent être traitées en comptabilité, puis en remboursement.
Valideur N+2
Le droit de valideur N+2 permet à un utilisateur d'accepter ou de refuser les notes de frais qui ont été validées en amont par le valideur N+1.
La double validation est optionnelle. Elle peut être configurée dans le cas où la société souhaite implémenter une étape supplémentaire de validation lorsqu'une note de frais dépasse un certain montant.
Comptable
Le droit Comptable donne accès aux onglets "Exports remboursements" et "Exports comptabilité".
Ce droit doit être combiné avec le profil "Conformité" pour être en mesure de générer des exports et d'accéder à l'ensemble des dépenses de la société.
Conformité
Le droit Conformité permet à un utilisateur de corriger des données déjà validées (avant que celles-ci ne soient exportées en comptabilité et en remboursements).
Combiné au droit Comptable, un profil Conformité peut exporter des notes de frais validées en comptabilité. Il peut également générer des exports remboursements, transférer les informations de remboursement à Silae Paie et déclarer les remboursements pour notifier les collaborateurs.
Collaborateur simple
Si aucun droit n'est attribué à un utilisateur, les actions qu'il peut entreprendre concernent uniquement ses propres notes de frais et dépenses :
- Créer une note de frais
- Saisir des dépenses et les rattacher à une note de frais
- Soumettre une note de frais pour validation
- Suivre l'évolution du traitement de la note de frais
Les droits sont cumulatifs, un utilisateur peut par exemple être Administrateur et Valideur.
Plusieurs utilisateurs peuvent avoir le même profil. Exemple, il peut y avoir 2 Administrateurs dans le compte.
Modifier les droits d'un collaborateur
- Accéder aux paramètres du compte.
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Gestion des utilisateurs, puis sur Collaborateurs.
- Ouvrir la fiche du collaborateur à modifier.
- Activer le bouton du profil souhaité et sélectionner le le ou les groupes sur lesquels le collaborateur pourra exercer son droit.
- Cliquer sur Sauvegarder.
Désactivation des droits personnels
Dans le cas où un utilisateur n'est pas censé saisir des dépenses dans son compte, il est possible de lui retirer ses droits personnels.
À partir du moment où le bouton est activé, l'utilisateur n'a pas la permission de saisir des dépenses, ni d'accéder à d'autres périmètres personnels, que ce soit via l'application mobile ou l'application web.
Les accès liés aux droits supplémentaires éventuels ne sont pas impactés (valideur, comptable, conformité, etc).