Gérez vos notes de frais en toute simplicité via votre application mobile Jenji.
La gestion de vos frais professionnels s'effectue via enveloppe de frais (note de frais). Cela veut dire que toute dépense saisie dans votre compte Jenji doit être rattachée à une note de frais.
Créer une note de frais
Pour créer une note de frais :
- Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez Notes de frais.
- Renseignez les champs du formulaire qui ont été définis par votre société, puis cliquez sur Créer.
- Votre note de frais est en état "À soumettre".
Rattacher des dépenses à la note de frais
Vous pouvez à présent saisir des dépenses (dépenses standard et frais kilométriques) et les rattacher à votre note de frais.
- Ouvrez la note de frais et cliquez sur Ajouter des dépenses.
- Sélectionnez l'option Créer une nouvelle dépense et saisissez votre dépense.
- Le montant de la note de frais est disponible, ainsi que la liste des dépenses rattachées à la note de frais.
Vous pouvez également saisir des dépenses directement via la page d'accueil. Celles-ci seront rattachées à la note de frais de votre choix.
- Via la page d'accueil, cliquez sur le bouton Ajouter.
- Après avoir scanné un reçu papier ou importé un fichier, il vous sera demandé à quelle note de frais rattacher la dépense.
- Sélectionnez votre note de frais et cliquez sur Suivant.
- Votre dépense est rattachée à la note de frais, représentée par une icône dossier.
Vous pouvez créer une nouvelle note de frais lors de la déclaration d'une dépense.
Soumettre une note de frais en validation
- Lorsque vous souhaitez envoyer la note de frais au valideur N+1, cliquez sur le bouton Soumettre pour validation.
- La note de frais passe en état "En attente de validation N+1" et le valideur N+1 reçoit un email de notification.
Notes :
- Le bouton Soumettre pour validation s'affiche dès qu'une dépense est saisie dans une note de frais.
- Une note de frais soumise en validation n'est plus modifiable par le collaborateur.
- Une note de frais soumise en validation est modifiable par le valideur.
Les différents scénarios de validation
Note de frais validée
Votre note de frais est acceptée par le valideur N+1. La note de frais passe en état "Validé". Vous ne recevez pas de notification automatique.
Note de frais refusée
Votre note de frais est rejetée par le valideur N+1. La note de frais passe en état "Refusé". Vous recevez un email de notification dans lequel le commentaire du manager est disponible.
Comme indiqué dans l'email, vous pouvez repasser la note de frais en état "À soumettre" dans le cas où des modifications sont requises.
Dépense déclarée non conforme
Une dépense est jugée non conforme par le valideur N+1. La dépense passe en état "Non conforme". Vous recevez un email de notification dans lequel le commentaire du manager est disponible. La dépense est détachée automatiquement de la note de frais.
Comme indiqué dans l'email, vous pouvez encore éditer une dépense non conforme si des modifications sont requises. Ouvrez la dépense, cliquez sur Annuler conformité, puis sur Modifier.
La dépense doit être rattachée à une nouvelle note de frais pour pouvoir la soumettre à nouveau en validation.
La suppression d'une dépense est disponible en mode édition. Un bouton Supprimer s'affiche à la fin du formulaire.