Spécificités de l'offre Silae Expense Pro
Déployer Silae Expense Pro auprès d'une société cliente, c'est :
- Proposer une solution de gestion de notes de frais personnalisée via un paramétrage et un accompagnement projet avec le client.
- Proposer une solution de gestion de notes de frais qui intègre un circuit d'approbation à l'enveloppe de frais (note de frais) et des fonctionnalités avancées Entreprise.
Prérequis
Chaque fiche salarié doit avoir une adresse email pro valide renseignée dans Silae Paie.
Cette adresse email sera l'identifiant de l'utilisateur pour se connecter à son compte Silae Expense Pro. C'est également sur cette adresse email que l'invitation à rejoindre le compte de sa société sera envoyée.
IMPORTANT !
Une fois que l'utilisateur aura créé son compte, il ne sera plus possible de changer d'identifiant. Vérifiez bien que l'adresse email pro renseignée dans la fiche salarié Silae Paie est correcte.
Déployer Silae Expense Pro en 3 étapes
- La première étape correspond à l'activation du module Silae Expense Pro sur le dossier client via le Silae Hub.
- La deuxième étape est dédiée à la délégation de l'administration du compte Silae Expense Pro et à l'onboarding des utilisateurs qui font partis de la phase projet.
- La troisième étape, dont la durée peut varier, consiste aux différents paramétrages du compte.
Activer l'offre Silae Expense Pro via le Silae Hub
- Depuis l'interface Silae Paie, cliquer sur le lien Activer un module.
- Le Silae Hub s'ouvre dans une page de navigateur internet.
- Rechercher le dossier client souhaité.
- Cliquer sur le bouton Activer, puis sur Activer Silae Expense Pro.
- Cliquer sur Valider pour appliquer la configuration du modèle générique.
- L'activation peut prendre quelques instants. Elle est représentée par un badge rouge.
- Cliquer sur le bouton Actualiser. Lorsque le badge rouge a disparu, cliquer sur le nom du dossier.
- Sur la page de synthèse du dossier, cliquer sur le bouton Se connecter (encart Silae Expense Pro).
Déléguer l'administration du compte et inviter le référent
Les actions suivantes sont réalisées via le compte Silae Expense Pro du client.
Délégation de l'administration du compte
- Les salariés pour lesquels une adresse email pro est renseignée dans Silae Paie ont été synchronisés automatiquement dans le compte Silae Expense Pro.
- Via le dashboard, cliquer sur le bouton Consulter de la carte Invitations en attente.
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Ou accéder aux paramètres du compte et se rendre dans Gestion des utilisateurs > Collaborateurs > Invitations en attente.
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Il convient à présent de définir parmi les collaborateurs du compte Silae Expense Pro, un contact référent.
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Ouvrir la fiche du collaborateur et lui attribuer les droits nécessaires à l'administration totale du compte. Cliquer sur Sauvegarder
Définition des rôles
- Administrateur : Accès à la configuration du compte pour gérer les utilisateurs et les véhicules (vérification des certificats d'immatriculation).
- Valideur : En charge de l'approbation des notes de frais soumises par les collaborateurs de son équipe.
- Comptable : Accès aux onglets Remboursements et Comptabilité.
- Conformité : Accès à l'ensemble des notes de frais tout au long de la chaîne de traitement. Possibilité de corriger des notes de frais validées.
Il convient de combiner les droits Comptable et Conformité pour pouvoir générer des exports comptabilité et remboursements.
Invitation du référent
- Une fois la délégation de l'administration du compte mise en place via le système de gestion des droits, sélectionner l'utilisateur et cliquer sur le bouton Envoyer email.
- L'utilisateur reçoit un email automatique afin de créer son compte Jenji.
Les salariés synchronisés depuis la paie peuvent être invités à tout moment à rejoindre le compte Silae Expense Pro. Plusieurs utilisateurs peuvent donc être intégrés durant la phase de projet et tester les paramétrages mis en place.
Configuration du compte
Les paramétrages du compte Silae Expense Pro sont à présent accessibles par :
- Le partenaire, en se connectant via le Silae Hub.
- Le référent qui dispose des droits d'Administrateur.
La phase paramétrage et accompagnement projet avec le client peut continuer.
Exemple de paramétrages (liste non exhaustive) : natures des frais (catégories), champs personnalisés, champs optionnels, groupes, moyens de paiement, etc.