La validation d'une note de frais est une étape indispensable du circuit d'approbation des dépenses. Une note de frais non validée ne peut pas être traitée en comptabilité et en remboursement.
La validation des notes de frais peut être réalisée sur l'ensemble des platerformes web et mobile, par les utilisateurs qui détiennent le rôle de Valideur.
Un valideur peut réaliser les actions suivantes :
- Accéder aux notes de frais en attente de validation.
- Modifier les données associées à une note de frais.
- Modifier les données associées aux dépenses.
- Prendre une décision de validation : valider une note de frais, ou refuser une note de frais en laissant un commentaire.
- Annuler une décision de validation.
- Déclarer une dépense non conforme en laissant un commentaire.
- Visualiser l'ensemble des notes de frais et des dépenses des collaborateurs.
Email de notification
Lorsqu'un collaborateur soumet une note de frais en validation, la note de frais passe en état "En attente de validation" et le valideur reçoit un email de notification.
Détails d'une note de frais
Via l'interface web app.jenji.io, les notes de frais en attente de validation sont disponibles dans l'onglet Notes de frais > À Valider.
Un raccourci est également disponible via le dashboard.
Une note de frais comprend :
- Les données relatives à la note de frais : montant total, date de création, statut actuel.
- Les informations de la note de frais saisies par le collaborateur : Libellé, Commentaires, etc.
- Les dépenses rattachées à la note de frais.
Consulter les dépenses
En tant que valideur, vous avez accès à l'ensemble des données des dépenses, justificatifs inclus.
- Depuis le détail d'une note de frais, cliquez sur le bouton Consulter.
- Vous pouvez ainsi passer en revue l'ensemble des dépenses qui sont rattachées à la note de frais. Utilisez les flèches situées au dessus du justificatif pour faire défiler les dépenses.
- Cliquez sur l'icône "croix" pour revenir au détail de la note de frais.
Des données sont erronées ? Vous pouvez éditer une dépense en cliquant sur le bouton Modifier. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Sauvegarder.
Valider une note de frais
- Depuis le détail d'une note de frais, cliquez sur le bouton Valider.
- La note de frais passe en état "Validé". Le collaborateur ne reçoit pas de notification automatique.
Refuser une note de frais
- Depuis le détail d'une note de frais, cliquez sur le bouton Refuser.
- Renseignez un commentaire de refus, puis cliquez sur OK.
- La note de frais passe en état "Refusé". Le collaborateur reçoit un email de notification dans lequel votre commentaire est disponible.
- Le collaborateur a la possibilité de repasser la note de frais en état "À soumettre" dans le cas où des modifications sont requises, et de soumettre à nouveau la note de frais en validation.
Déclarer une dépense non conforme
- Dépuis le détail d'une dépense, cliquez sur le bouton Non conforme.
- Renseignez un commentaire de non conformité, puis cliquez sur OK.
- La dépense passe en état "Non conforme". Le collaborateur reçoit un email de notification dans lequel votre commentaire est disponible. La dépense est détachée automatiquement de la note de frais.
- Le collaborateur a la possibilité d'annuler la décision de conformité et d'éditer la dépense dans le cas où des modifications sont requises.
- Le collaborateur devra rattacher la dépense à une nouvelle note de frais pour pouvoir la soumettre à nouveau en validation.
Annulation d'une décision de validation
Il est possible de revenir sur une décision de validation tant qu'une note de frais n'a pas été exportée en remboursement ou en comptabilité.
- Ouvrir la note de frais concernée.
- Cliquer sur le bouton Annulation validation.
- La note de frais est à nouveau disponible dans l'onglet À Valider.
Toutes les actions décrites précédemment peuvent être réalisées sur l'application mobile Jenji, via l'onglet Équipe.