Les notes de frais soumises par les collaborateurs ont été comptabilisées ? Elles peuvent à présent être traitées en remboursement.
La gestion des remboursements s'effectue en plusieurs étapes.
Étape 1 : Génération de l'export remboursement
Un export remboursement peut être généré :
- Par un utilisateur qui dispose des rôles « Comptable » et Conformité.
- Par le gestionnaire de paie en se connectant sur le compte de son client.
Pour une gestion plus fluide, un export remboursement se génère directement depuis un export comptabilité.
Depuis l'interface web app.jenji.io :
- Accéder à l'onglet Exports > Comptabilité.
- Rechercher l'export remboursement souhaité et ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Calcul remboursements.
- Nommer l'export et cliquer sur OK.
- Accéder à l'onglet Exports > Remboursements.
- L'export apparaît "En cours". Actualiser la page en cliquant sur l'icône situé en bas à droite de l'écran. Le statut passe "En attente".
- Ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points pour télécharger les rapports.
Étape 2 : Envoi des données vers la paie
- Une fois l’export remboursement généré, il peut être transféré vers Silae Paie.
- Ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Transférer vers Silae Paie.
- Le statut de l'export passe à "Transféré".
- Le gestionnaire de paie peut consulter et contrôler les frais qui ont été transmis en Paie (date, montant).
- Si les frais sont remboursés via les bulletins de Paie, une ligne est dédiée au montant total des frais dans le bulletin du salarié.
- L’ensemble des frais, qu’ils soient remboursés via les bulletins de Paie ou hors Paie, sont déclarés en DSN.
Étape 3 : Déclaration du remboursement
La dernière étape consiste à déclarer que les dépenses ont été remboursées. Suite à cette action :
- Les notes de frais et les dépenses associées passent à l'état "Clôturé", si elles ont été déclarées comme comptabilisé en amont, ou à l'état "Remboursé" si la comptabilisation n'a pas encore été déclarée.
- Les collaborateurs sont informés du remboursement en temps réel par une notification mobile et un email de notification.
Pour déclarer que des dépenses ont été remboursées :
- Pour l'export remboursement concerné, ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Déclarer comme remboursé.
- Indiquer les informations relatives au remboursement et cliquer sur OK.
- L'export passe à l'état "Remboursé".