Les notes de frais soumises par les collaborateurs ont été validées ? Les écritures comptables peuvent à présent être générées pour un traitement en comptabilité.
Étape 1 : Génération de l'export comptabilité
Un export comptabilité peut être généré :
- Par un utilisateur qui dispose des rôles « Comptable » et « Conformité »
- Par le gestionnaire de paie en se connectant sur le compte de son client.
Depuis l'interface web app.jenji.io :
- Accéder à l'onglet Notes de frais > À exporter (un raccourci est également disponible depuis le dashboard).
- Sélectionner les notes de frais souhaitées.
- Cliquer sur le bouton Exports > Comptabilité.
- Nommer l'export et cliquer sur Exporter.
- Accéder à l'onglet Exports > Comptabilité.
- Si l'export apparaît "En cours", actualiser la page en cliquant sur l'icône situé en bas à droite de l'écran. Le statut passe "En attente".
- Ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points pour télécharger les fichiers.
Étape 2 : Déclaration de la comptabilisation des frais
La seconde étape consiste à déclarer que les notes de frais ont été comptabilisées. Suite à cette action :
- Les notes de frais et les dépenses associées passent à l'état "Comptabilisé".
Pour déclarer que des notes de frais ont été comptabilisées :
- Pour l'export comptabilité concerné, ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Déclarer comme comptabilisé.
- L'export passe à l'état "Comptabilisé".
Une fois déclaré comme comptabilsé, un export comptabilité ne peut plus être supprimé.
Cas d'erreur
Un export peut se retrouver dans un des états suivants lors de la génération des écritures comptables.
Reste à ventiler
L'état "Reste à Ventiler" indique qu'une ou plusieurs dépenses dans l'export ne possèdent pas de règle comptable configurée pour la catégorie associée.
- Télécharger le rapport d'erreur.
- Compléter les règles de plan comptable, comme expliqué dans l'article Paramétrage de l'export comptable.
- Relancer l'export.
- L'état de l'export passe "En cours". Actualiser la page via l'icône en bas à droite de l'écran.
- L'export est à présent "En attente". Les écritures comptables peuvent être téléchargées.
Autres erreurs
Un export comptabilité qui s'affiche avec un des messages d'erreur suivants peut être supprimé.
- Configuration manquante
- Dépenses déjà exportées
- Aucune dépense éligible trouvée
- Des dépenses ne sont pas prêtes pour être exportées