Création de champs personnalisés pour les dépenses et les notes de frais

Par défaut, chaque formulaire de dépense/note de frais est composé de champs à compléter.

• Pour les dépenses : Vendeur, Date, Total TTC, Total HT, Pays, Devise, Moyen de paiement, Catégorie, Commentaire.
• Pour les notes de frais : Libellé, Commentaires.

Un champ personnalisé est un champ additionnel, paramétré pour répondre à un besoin spécifique relatif à un processus de traitement ou à une politique de dépenses d'entreprise.

Quelques exemples :

• Création d'un champ personnalisé intitulé Détails des invités qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie "Invitation externe", de type texte et dont le renseignement est obligatoire.

• Création d'un champ personnalisé intitulé Nombre de nuitées qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie "Hébergement", de type nombre et dont le renseignement est obligatoire.

• Création d'un champ personnalisé intitulé Projet qui s'affiche peu importe la catégorie de la dépense, de type liste déroulante et dont le renseignement est facultatif.

• Création d'un champ personnalisé intitulé Pièce-jointe qui s'affiche quand une note de frais est ajoutée, de type fichier joint et dont le renseignement est facultatif.

Il est possible de filtrer les dépenses et notes de frais par champ personnalisé. De plus, les données sont disponibles dans les exports standard en format CSV et Excel.

Créer un champ personnalisé

• Accéder aux paramètres du compte.

• Dans le menu des paramètres, cliquer sur Politique de dépenses, puis sur Champs personnalisés.

Dans l'onglet Dépenses, le champs personnalisé Notes de frais est pré-configuré et non modifiable. Ce champ permet de rattacher une dépense à une note de frais.

Un champ personnalisé peut être configuré soit pour une note de frais (enveloppe de frais), soit pour une dépense (dépense avec justificatif et frais kilométriques).

• Choisir le périmètre d'applicabilité du champ personnalisé : formulaire de dépenses ou formulaire de notes de frais.

• Cliquer sur le bouton Ajouter.
• Compléter les variables du champ personnalisé :
  • Type : Texte, Texte long, Nombre décimal, Nombre entier, Liste déroulante choix unique, Liste déroulante multi-choix, Date, Heure, Adresse, Vrai/faux.
  • Condition : Est-ce que le champ est obligatoire ou facultatif lors de la saisie de la dépense/note de frais.
  • Périmètre dépenses : Choisir la catégorie pour laquelle le champ personnalisé doit s'afficher. Si le champ personnalisé doit s'afficher peu importe la catégorie de la dépense, il suffit de laisser le périmètre vide (toutes les catégories seront prises en compte).

• Cliquer sur Sauvegarder.
• Le champ personnalisé a été créé et s'affiche dans la liste.
• Le champs personnalisé est disponible dans le formulaire d'une dépense/note de frais.

Définir les options d'une liste déroulante

Si le type Liste déroulante a été sélectionné, différentes entrées doivent être renseignées afin qu'elles apparaissent dans la liste déroulante. Pour cela :

• Dans la section "Options du champ personnalisé", cliquer sur Ajouter.

• Renseigner les informations d'une entrée de la liste, puis cliquer sur Sauvegarder.

• Faire de même pour les entrées suivantes, puis une fois terminé, cliquer sur Sauvegarder.

Une fois paramétrés, les champs personnalisés apparaissent parmi les autres champs standards dans le formulaire de dépense/note de frais.

Ils peuvent être complétés par le collaborateur lors d'une saisie, par le valideur lors de la validation, ou encore par la conformité lors de la correction des données.

Ordonner l'affichage des champs personnalisés

Il est possible de définir l'ordre d'affichage des champs personnalisés dans le formulaire de dépense/note de frais. Pour cela, cliquer sur la cellule du champ, puis déplacer le champ.

Modifier un champ personnalisé

• Ouvrir le menu du champ personnalisé, puis cliquer sur Modifier.

• Modifier les paramètres du champ personnalisé et/ou ses options s'il s'agit d'un champ personnalisé de type Liste déroulante.
• Cliquer sur Sauvegarder.

Le code et le type d'un champ personnalisé existant ne sont pas modifiables.

Supprimer un champ personnalisé

Points à prendre en considération avant de supprimer un champ personnalisé :

1. Le champ n’apparaîtra plus dans le formulaire de saisie d'une dépense/note de frais.
2. Le champ ne sera plus disponible dans les critères de filtre, il ne sera donc plus possible de rechercher des dépenses/notes de frais par le champ personnalisé.

Pour supprimer un champ personnalisé :

• Ouvrir le menu du champ personnalisé, puis cliquer sur Supprimer.

Désactiver/supprimer une option de liste déroulante

Pour désactiver ou supprimer une option d'une liste déroulante :

• Modifier le champ personnalisé, ouvrir le menu d'une option et cliquer sur Désactiver ou Supprimer.

Contrôle de cohérence de date

Lors du paramétrage d'un champ personnalisé de type date, Il est possible de définir un contrôle de cohérence entre 2 dates.

Exemple : ne pas permettre à un utilisateur de renseigner une date de fin antérieure à une date de début.

• Activer le booléen Utiliser la valeur d'un champ personnalisé et sélectionner l'élément souhaité dans la liste déroulante.

Afficher un message d'information

Si jugé nécessaire, un complément d'information peut être paramétré à l'attention des utilisateurs.

• Activer le booléen Afficher un message d'information.
• Indiquer le texte à afficher.
• Une URL peut également être renseignée.

Le message d'information s'affiche à côté du libellé du champ personnalisé dans le formulaire de dépense/note de frais.