Silae Expense Pro intègre un circuit d'approbation à l'enveloppe de frais (notes de frais).
Circuit d'approbation des notes de frais
Une note de frais parcourt la chaîne de traitement suivante :
Chaque étape correspond à une action spécifique. Pour pouvoir réaliser une action, un utilisateur doit disposer du droit correspondant, comme expliqué dans l'article Gestion des droits des utilisateurs.
Implémentation du circuit d'approbation au sein de la société
Chaque entreprise est unique et dispose de son propre processus de gestion des dépenses. Il est tout à fait possible de l'implémenter dans Silae Expense Pro grâce aux différents paramétrages disponibles.
Définir le groupe du collaborateur
Chaque collaborateur est rattaché à un groupe. Cette information se trouve dans la fiche du collaborateur.
- Dans le menu des Paramètres, cliquer sur Gestion des utilisateurs, puis sur Collaborateurs.
- Cliquer sur le collaborateur pour ouvrir sa fiche.
Le collaborateur peut être rattaché à un autre groupe, à partir du moment où des groupes ont été configurés dans le compte, comme expliqué dans l'article Gestion des groupes.
Attribuer un droit sur un groupe
Lorsqu'un droit est attribué à un utilisateur, le groupe sur lequel ce droit est exercé doit être défini.
Administrateur
Pour qu'un utilisateur ait accès à l'intégralité des paramètres du compte, il doit être Administrateur du groupe principal (groupe racine ayant pour intitulé le nom de la société).
Un utilisateur qui est Administrateur d'un sous-groupe a quant à lui, uniquement accès à la gestion des véhicules et des collaborateurs rattachés au groupe en question. Il ne peut pas agir sur les paramètres du compte.
Comptable / Conformité
Pour qu'un utilisateur puisse accéder à l'ensemble des notes de frais saisies par les collaborateurs, et les traiter en remboursement et en comptabilité, il doit avoir le profil Comptable et Conformité sur le groupe principal (groupe racine ayant pour intitulé le nom de la société).
Valideur N+1
Selon l'organigramme de la société, il est possible d'attribuer le profil Valideur N+1 sur :
- Le groupe principal (groupe racine ayant pour intitulé le nom de la société) : l'utilisateur peut valider les notes de frais de tous les collaborateurs (lui compris).
- Un sous-groupe : seules les notes de frais soumises par les collaborateurs rattachés à ce groupe sont accessibles.
Activer la double validation
Par défaut, une seule étape de validation est implémentée dans un compte Silae Expense Pro.
Un circuit d'approbation avec double validation peut être configuré dans le cas où la société souhaite une étape supplémentaire.
Définir le seuil de déclenchement
Chaque compte Silae Expense Pro dispose d'une règle pré-paramétrée pour la gestion de la double validation. Celle-ci se situe dans les Paramètres du compte > Politique de dépenses > Variables globales.
Par défaut, la double validation se déclenche lorsque le montant total d'une note de frais dépasse 100 000 euros.
Pour définir la valeur du seuil :
- Cliquer sur la variable pour ouvrir les détails.
- Modifier la valeur, puis cliquer sur Sauvegarder.
Dans cet exemple, toute note de frais dont le montant est égal ou supérieur à 500 euros devra être approuvée par un valideur N+2.
Définir le Valideur N+2
Une fois le seuil modifié, le droit Valideur N+2 doit être attribué à un ou plusieurs utilisateurs. Sans cette action, les notes de frais dont le montant dépasse la valeur enregistrée ne pourront pas être approuvées.
Plus de détails dans l'article Gestion des droits des utilisateurs.